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Base de datos

Bases de datos y Archivística

Nadie duda de que las bases de datos son herramientas primordiales en el mundo de los archivos. El problema en algunas bases de datos son los criterios de descripción archivísticos acerca de los diferentes tipos documentales, los cuales, deberían ser comunes siempre y cuando se respete la normativa relativa a la Protección de Datos. Lo esencial para un buen funcionamiento de las bases de datos en los Archivos: realizar una Revisión periódica del contenido y la consiguiente limpieza de errores detectados.
Otro aspecto muy interesante en la base de datos es la indización en cuanto al contenido de los expedientes, cajas, legajos etc se refiere. Lo recomendable es que sea lo más claro y simple posible con el objetivo de que facilite la búsqueda deseada.
Normalización significa englobar en un único término la actividad que comparte una serie de expedientes con el fin de que la búsqueda resulte más fácil, es decir, aquellos expedientes en los que la Administración sanciona a locales que realizan actividades ilícitas (por ejemplo) en la base de datos englobaría con el término»expedientes sancionadores» que supondrá un índice común para su búsqueda. A la hora de consultar, saldría el listado con el nº de expediente o expedientes referido o referidos a la búsqueda realizada, en este caso, «expedientes sancionadores».
Por tanto, el mantenimiento de una base de datos de manera asidua proporcionaría en el caso del usuario, investigador e, incluso, al propio profesional del archivo un mejor servicio y una búsqueda más fructífera.

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